Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Person

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten in HireLink ist Martin Wiederhold, Niederdorfstrasse 74, 8001 Zürich, Schweiz. Kontakt über das Kontaktformular.

2. Zweck der Bearbeitung

HireLink stellt Arbeitgebern eine Plattform bereit, damit neue Mitarbeitende ihre Eintrittsangaben selbst erfassen und benötigte Dokumente hochladen können. Der Arbeitgeber prüft die Angaben im geschützten HR-Bereich und bereitet damit Melde- und Compliance-Pflichten beim Eintritt vor (u. a. Quellensteuer, Familienzulagen, AHV, Arbeitsbewilligung). HireLink übermittelt Personendaten nicht automatisch an Behörden.

3. Kategorien von Personendaten

Im Rahmen des Eintrittsprozesses können bearbeitet werden: Personalien, Adresse, Nationalität und Aufenthaltsstatus, Zivilstand und Angaben zur Partnerin/zum Partner, Kinder, AHV-Nummer, Bankverbindung (IBAN) sowie hochgeladene Mitarbeiterdokumente (z.B. Ausweis, Bewilligung, weitere vom Arbeitgeber angeforderte Dateien). Lohn- und Vertragsdaten werden über HireLink nicht erfasst.

4. Mitarbeiterdokumente

Hochgeladene Dateien liegen in privater Ablage und sind nicht öffentlich aufrufbar. Downloads erfolgen nur über kurzlebige, berechtigungsgeprüfte Links. Personendaten und Dokumente werden nicht als E-Mail-Anhang versendet. Ein Malware-Scanner ist derzeit nicht aktiv (geplant, nicht in Betrieb); Dateien werden heute nicht an Infomaniak übermittelt.

5. Zweck und Rechtsgrundlage

Bearbeitung zur Vorbereitung der Anstellung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten des Arbeitgebers. Die genaue Rechtsgrundlage (einschliesslich der bisherigen Formulierung zur Einwilligung) bleibt Gegenstand der anwaltlichen Prüfung. HireLink ist eine Vorbereitungs- und Übermittlungshilfe und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.

6. Auftragsverarbeiter

HireLink setzt folgende Anbieter ein:

• Vercel Inc. (USA) — Betrieb der Anwendung. Server-Funktionen von HireLink laufen in Frankfurt. CDN, Edge-Middleware, Protokolle, Builds und Support können auch ausserhalb der Schweiz und des EWR liegen. Es wird kein ausschliesslich europäischer oder schweizerischer Betrieb zugesichert. Für das Pro-Abo gilt die Vercel-DPA (keine separate Unterschrift laut Anbietertext).
• Supabase Pte. Ltd. — Datenbank und private Dokumentablage in der Region Zürich. Sicherungen, Protokolle und Support können den Standort verlassen. Die Anbieter-DPA ist Teil der Nutzungsbedingungen.
• Twilio SendGrid — transaktionale E-Mails (z.B. Hinweis an HR, dass ein Onboarding abgeschlossen ist) über den globalen Endpunkt. Inhalt mit Vor- und Nachname, ohne AHV, IBAN, Lohn oder Dokumente; Link zurück in den angemeldeten HR-Bereich. Die Twilio-DPA ist Teil der Kundenvereinbarung.
• Infomaniak (Malware-Scanner) — geplant, nicht aktiv. Derzeit kein Auftragsverarbeiter für Mitarbeiterdateien.

7. Internationale Bearbeitung

Personendaten verlassen die Schweiz, soweit Anbieter sie ausserhalb bearbeiten: insbesondere Vercel (primäre Verarbeitung laut DPA in den USA; Frankfurt nur für Node-Funktionen) und SendGrid (globaler/US-Endpunkt). Die Anbieter stützen Übermittlungen in ihren Vertragstexten u. a. auf Standardvertragsklauseln. Das ersetzt keine anwaltliche Transferprüfung.

8. Weitergabe an Behörden

HireLink übermittelt Personendaten nicht automatisch an Familienausgleichskassen, Ausgleichskassen, Steuerbehörden oder andere Amtsstellen. Anträge und Meldungen bleiben Sache des Arbeitgebers bzw. der Mitarbeitenden gemäss dem jeweiligen offiziellen Verfahren. HireLink stellt dafür Hinweise und Unterlagen bereit.

9. Aufbewahrung und Löschung

Die im Eintrittsprozess erfassten Angaben und hochgeladenen Dokumente werden in HireLink nur so lange gespeichert, wie sie für die Übergabe an den Arbeitgeber benötigt werden. Nachdem der Arbeitgeber das Onboarding-Paket heruntergeladen hat, werden die Personendaten und Dateien in HireLink nach einer kurzen Frist gelöscht; es verbleibt ein Protokolleintrag ohne Personendaten. Sicherungskopien des Datenbankanbieters können dieselben Angaben für die vertragliche Backup-Dauer (derzeit rund sieben Tage) noch enthalten. Die gesetzliche Aufbewahrung von Lohn- und Personalakten (z.B. 10 Jahre) obliegt anschliessend dem Arbeitgeber in dessen eigenen Systemen.

10. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Der HR-Bereich setzt Login und Firmenzugehörigkeit voraus. Protokolle der Anwendung verwenden technische Kennungen statt Namen, AHV-Nummern oder IBAN. Es wird keine Zertifizierung und keine vollständige Sicherheit zugesichert.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Wenden Sie sich dazu über das Kontaktformular. Beschwerden können an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) gerichtet werden.